无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，要成功举办一次会议，都会面临和解决以下一些问题：
1、举办会议的目的？会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此确定好会议要达到的效果、目的、目标是会议成功的第一步。
2、谁来筹划会议？从行政、办公室人员到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是要使会议成功举办。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
3、会议筹划者的任务和职责： 1）制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标； 2） 制定会议议程； 3）了解可供使用的场所和设施情况；4）选择或提议合适的场所；5）检查并比较各项设施；6）安排交通事宜；7） 协调会务工作人员的活动； 8） 招收、培训会务人员和广告人员； 9） 制定可行预算或按既定预算安排有关工作；10）确定各项工作的时间安排；11）视察选定的场所和设施；12）与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）；13）确定印刷公司；14）安排食品、饮料有关事宜；15）讨价还价；16）同会议发言人和各位贵宾进行联系；
    解决好以上几个问题后，会议筹划工作就可以具体开展：1、 预计召开会议的日期；2、 会议预计召开几天；3、 打算在什麽地方召开会议；4、 会议形式或程序是什麽； 5、 需要多大的场地；6、 以前开过这样的会议吗？结果如何；7、 将有多少人到会；8、 会议预算是多少；9、 与会者对费用开支很在意吗？10、打算选用什麽级别的酒店和设施；11、打算选用最高级的房间标准是什麽；12、谁来制作会议邀请函；13、会议需要向与会者打印相关资料吗？14、会议的发言人有哪些？15、会议需要什麽样的视听设备；16、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；17、与会者可以携带家属吗？18、打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？19、由谁来承担这些活动的费用。